Grundsätzlich stellt Qualitätsmanagement wie in der ISO EN 9000ff. definiert keine Vorschriften, wie Prozesse und Vorgänge gehandhabt und dokumentiert werden.

In kleinen und mittelständischen Betrieben lassen sich sehr viele Aufgaben, von der Erstellung von Verfahrensanweisungen bis zum QM Handbuch auch mit klassichen "Office-Bordmitteln" erstellen. Auf der anderen Seite gibt es eine unüberschaubare Menge an Software, die Hilfe und Unterstützung im Qualitätsmangement verspricht. Wenn man den Markt gerade frisch sondiert, stellen sich schnell die folgenden Fragen, auf die wir in diesem Artikel Antwort geben möchten:

 

Arten von Qualitätsmanagement-Software

Qualitätsmanagement ist eine sehr komplexe Aufgabe. Viele Aufgabenbereiche lassen sich gut durch Software unterstützen und damit effektiver, sicherer und wirtschaftlicher erledigen. Betrachten wir zunächst, welche Ansätze es im Hinblick auf den Lösungsumfang der QM Software zu Verfügung stehen gibt:

QM Software Komplettlösungen

Die umfassende Komplettlösung verspricht, das Qualitätsmangement von A wie Ablage bis Z wie Zuständigkeiten zu regeln. Allerdings sind die Aufgaben sehr vielfältig und in ihrer Struktur extrem heterogen. Denken Sie beispielsweise an die unterschiedlichen Anforderungen eines Dokumenten-Management-Systems im Gegensatz zu einer Reklamationssoftware. Die Funktionsweise der Software ist daher nur in kleinen Schritten zu verdauen und erfordert eine lange Einarbeitungszeit.

Sehr breit angelegte QM Software sieht zwar am bequemsten aus, weil man mit einer Lösung vermeintlich allen Anforderungen begegnen kann, in der Praxis ist es jedoch oft so, dass nicht alle Lösungen eines Anbieters die beste Lösung am Markt darstellten. Zudem erliegen viele Unternehmen der Verlockung, das QM durch den Kauf einer Komplettlösung "auf einen Schlag" zu professionalisieren, aber das Vorhandensein einer Software ist nur ein sehr kleiner Schritt im Vergleich dazu, diese zu erschließen und zu einem produktiven Einsatz zu bringen.

Fazit: Für KMUs sind Komplettlösungen meist nicht die richtige Wahl. Wer zur scheinbar einfachen Komplettlösung greift, gibt sich der Vorstellung hin, damit das "Problem" QM erschlagen zu haben. In der Praxis bedeutet die Komplettlösung aber hohe Investitionskosten, hoher Schulungsbedarf bei knappen QM Ressourcen, Abhängigkeiten und oft "zweitbeste" Lösungen.

Spezialisierte Qualitätsmanagement Software

Kleine und mittlere Unternehmen fahren daher of besser mit spezialisierter QM-Software. Mit dieser lässt sich ganz gezielt in in mehreren gut verdaubaren Schritten, das Qualitätsmanagement professionalisieren. Zugleich ist die Analysephase, welcher Bereich des QMs am meisten von einer QM Softwäre profitieren würde, ein sehr wichtiger Schritt, der Unternehmen hilft, die Kräfte auf den richtigen Punkt zu bündeln. Je nach Unternehmenszweck kann der neuralgische Knoten des QM in einem der folgenden Themen liegen:

  • Prozessmanagement
  • Qualitätsplanung
  • Erstmusterprüfung & PPAP/PPF 
  • Dokumentenmanagement
  • Fehler- und Reklamations-Management
  • Prüfmittelverwaltung
  • Fehler-Möglichkeits- und Einfluss-Analyse
  • Business-Intelligence / Kennzahlen
  • HR Management & Mitarbeiterschulung

Das bringt uns zur zweiten Frage:

 

Welche Qualitätsmanagement-Software lohnt sich für KMUs

Grundsätzlich hängt die Antwort auf diese Frage natürlich von den Anforderungen des einzelnen Unternehmens ab. Man sollte daher zunächst gut überlegen, welche Tätigkeiten...

  1. ...einen hohen Zeitaufwand, insbesondere stark beanspruchter Mitarbeiter im QM, verursachen
  2. ...besonders erfolgskritisch und normenrelevant, auch in Hinblick auf Zertifizierung/Re-Zertifizierungen, sind
  3. ...aufgrund von zahreichen Schnittstellen und Terminierungen einen hohen Kommunikations- und Verwaltungsaufwand bedeuten, der über Software gut zu lösen ist

In der Praxis zeigt sich oft, dass in allen drei Punkten das Fehlermanagement bzw. Reklamationsmanagement weit vorne liegt. Fehlerursachenanalyse und Korrekturmaßnahmen sind meist etwas, das man nicht einem Sachbarbeiter überantworten möchte, sondern wo ein übergeordneter Qualitäts-Mitarbeiter involviert sein sollte. Gleichzeitig ist die Lenkung fehlerhafter Produkte, die Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen einige der Punkte, die in der DIN EN ISO 9000 zwingend vorgeschrieben und gleichzeitg am schwierigsten lückenlos zu dokumentieren sind. Der letzte Punkt trifft ebenfalls insbesondere auf das Fehler- und Reklamationsmanagement zu: die Terminierung und Nachverfolgung von Maßnahmen kann schnell extrem unübersichtlich und zu einer Tätigkeit für sich werden - insbesondere, wenn Verantwortungen delegiert werden. 

Diese Einsicht hat uns zur Entwicklung der Online Fehlermanagement-Software von QM Ware motiviert und wir würden jedem Unternehmen raten, zunächst in diese Richtung zu überlegen, ob QM Software hier effektiv einsetzbar wäre.

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs), ist es außerdem bedeutsam, dass die Software so kompakt und selbsterklärend ist, dass der verantwortliche QMB sich diese praktisch "nebenher" im Tagesgeschäft aneignen kann. Komplexe Lösungen erfordern oft neben tagelangen Schulungen auch eine lange Einarbeitungszeit, bis die QM Software wirklich eingesetzt werden kann und beginnt, Zeit zu sparen. Diese Zeit ist insbesondere bei der/den Führungskräften in kleineren Unternehmen ein kritischer Engpass. In der Praxis ist oft zu beobachten, dass eine QM-Software gekauft wird, jedoch niemals wirklich zum Einsatz kommt, weil der Aufwand für die Einlernung und Einführung im Unternehmen unterschätzt wurde. 

QM Software lohnt sich in KMUs daher im allgemeinen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  1. Einzelne spezialisierte Lösung 
  2. Geringer Schulungsbedarf und hohe Usability
  3. Geringe Komplexität in Punkto Hardwarevoraussetzungen, Installation und Distribution im Unternehmen
  4. Einfache Rechteverwaltung

 

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